Zgierz, dnia 31 marca 2014 r.
AW.1711.3.2014.AJ SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU KONTROLI INSTYTUCJONALNEJ ZA 2013 ROK Sprawozdanie uwzględnia rodzaj przeprowadzonych kontroli, przedmiot kontroli oraz wyniki kontroli, w szczególności stwierdzone nieprawidłowości. Samodzielne stanowisko inspektora kontroli w Starostwie Powiatowym w Zgierzu działa na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym uchwalonym Uchwałą Nr VI/60/11 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 25 lutego 2011 r. i procedur określonych w regulaminie kontroli zarządczej oraz w zasadach przeprowadzania kontroli instytucjonalnej w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i w pozostałych jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego, wprowadzonych zarządzeniem nr 120.20.2011 Starosty Zgierskiego z dnia 14 marca 2011 r. Samodzielne stanowisko inspektora kontroli wykonuje kontrolę instytucjonalną Plan kontroli na 2013 rok obejmował kontrole problemowe w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego, wymienione w poniższym wykazie: L.p. Podmiot podlegający kontroli Temat kontroli Zakres kontroli Osoba odpowiedzialna za wykonanie kontroli Termin kontroli (miesiąc 2013 roku) Kontrole planowane 1. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 19.02.2013 r.-06.03.2013 r. 2. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 08.04.2013 r.-26.04.2013 r. 3. Młodzieżowy Dom Kultury w Zgierzu Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 14.05.2013 r.-29.05.2013 r. 4. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 20.06.2013 r.-05.07.2013 r. 5. Zespół Szkół Nr 1 im. prof. Romualda Adama Cebertowicza Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 26.09.2013 r.-14.10.2013 r. 6. Zespół Szkół Ogólnokształcących w Ozorkowie Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 28.10.2013 r.-18.11.2013 r. 7. Zespół Szkół Ogólnokształcących im. Stanisława Staszica w Zgierzu Analiza gospodarki finansowej Kontrola problemowa Inspektor kontroli w Biurze Audytu Wewnętrznego 03.12.2013 r.-13.12.2013 r. Kontrole doraźne 1. Wydział Budownictwa Sprawdzenie poprawności Kontrola problemowa Zespół kontrolny Styczeń/luty 2013 roku 2. Podmioty uczestniczące Kontrola umowy realizacji zadania publicznego pod nazwą „Prowadzenie Domu Pomocy Społecznej Kontrola problemowa Inspektor kontroli 15.07.2013 r.-30.09.2013 r. 3. Podmioty uczestniczące Kontrola umowy o powierzenie realizacji zadania publicznego Kontrola problemowa Inspektor kontroli 16.12.2013 r.-07.02.2014 r. Dodatkowo na 2013 rok zostały zaplanowane dwie kontrole odpowiednio w Zespole Szkół Nr 1 im. Jakuba Stefana Cezaka w Zgierzu i Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych im. Jana Pawła II w Zgierzu, oraz kontrola w Domu Pomocy Społecznej w Rąbieniu, które z przyczyn niezależnych od inspektora kontroli nie zostały przeprowadzone. Wymienione powyżej jednostki oświatowe zostaną poddane kontroli instytucjonalnej w 2014 roku, gdyż zostały uwzględnione w pierwszych pozycjach w Zarządzeniu Starosty Zgierskiego zatwierdzającego plan kontroli instytucjonalnej na 2014 rok. Przyczyny odstąpienia od kontroli w powyższych placówkach oświatowych i pomocy społecznej zostały podane poniżej. Dom Pomocy Społecznej w Rąbieniu od dnia 01 stycznia 2014 r. zaczęła prowadzić fundacja, zgodnie z umową o powierzenie zadania z zakresu pomocy społecznej. Z uwagi Odstąpienie od kontroli planowanych w dwóch placówkach oświatowych było spowodowane przekierowaniem inspektora kontroli, ale także audytora wewnętrznego Kontrolę realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej polegającą na prowadzeniu Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie przeprowadzono w okresie od dnia 15 lipca 2013 r. do dnia 30 września 2013 r., a kontrolę doraźną w tym samym zakresie w Domu Pomocy Społecznej w Głownie przeprowadzono w okresie od dnia 16 grudnia 2013 r. do dnia 07 lutego 2014 r. W miesiącach styczeń, luty 2013 roku inspektor kontroli, jako członek pięcioosobowego zespołu kontrolnego powołanego w trybie Zarządzenia Starosty Zgierskiego z dnia Kontrole planowane obejmowały swym zakresem szeroko rozumianą gospodarkę finansową w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego w 2012 roku. Kontroli poddano prawidłowość procedur wewnętrznych obowiązujących w jednostkach, zgodność sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową, udzielanie zamówień o wartości Istotą czynności kontrolnych było szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie Na podstawie ustaleń zawartych w protokołach kontroli skierowano do kierowników jednostek kontrolowanych wystąpienia pokontrolne wraz z zaleceniami wyeliminowania powstałych nieprawidłowości. Nieprawidłowości stwierdzone w toku przeprowadzonych planowanych kontroli problemowych wynikały w większości przypadków z braku opracowania procedur regulujących zasady postępowania w jednostkach, braku stosowania obowiązujących procedur lub niedostosowania obowiązujących procedur do stanu faktycznego. Ponadto nieprawidłowości spowodowane były brakiem reakcji na zmiany przepisów prawa powszechnego, zasad postępowania i wykonywaniem powierzonych obowiązków W 2013 roku w jednej jednostce poddanej kontroli nie stwierdzono uchybień Z przeprowadzonych kontroli, kontrolujący sporządzał protokoły, których integralną część stanowiły załączniki w postaci: - potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów potwierdzających powstałe uchybienia, ale także zasady funkcjonowania jednostek kontrolowanych nie stanowiące nieprawidłowości, - zestawień i wykazów sporządzanych przez kontrolującego i pracowników jednostek kontrolowanych, - pisemnych wyjaśnień składanych przez kierownictwo oraz pracowników jednostek kontrolowanych. Protokoły oraz załączniki i ewentualnie inne dokumenty wygenerowane w trakcie prowadzenia kontroli sporządzane były w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostawiano w jednostce kontrolowanej, a drugi znajduje się w Biurze Audytu Wewnętrznego i Kontroli Starostwa Powiatowego w Zgierzu. Wskutek przeprowadzonych kontroli stwierdzono, iż: a) Przepisy wewnętrzne obowiązujące w jednostkach poddanych kontroli dotknięte były brakami formalnymi i merytorycznymi. Procedury wewnętrzne nie były wprowadzane do stosowania w trybie zarządzeń kierowników jednostek, nie powoływano aktów prawa powszechnego stanowiących podstawę opracowania przepisów wewnętrznych albo powoływano nieaktualne lub niewłaściwe przepisy prawa powszechnego, b) Nie opracowano adekwatnych do potrzeb jednostek procedur zarządzania systemami informatycznymi i bezpieczeństwa danych, co skutkowało nieprawidłowościami c) Stwierdzono naruszenia przy dokonywaniu wydatków o wartości do 14000 euro. Naruszenia dotyczyły głównie braku przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia oraz kontroli na etapie wstępnym. Ponadto nie udokumentowano, iż została wybrana najkorzystniejsza oferta cenowa. Osoby odpowiedzialne za przygotowywanie d) Sporadycznie zobowiązania regulowano z naruszeniem terminów wynikających z umów zawartych z kontrahentami lub wskazanych w wystawionych przez kontrahentów fakturach i rachunkach, ale nie stwierdzono przypadków naliczania przez kontrahentów odsetek za zwłokę. e) Umowy zawierane przez kierowników jednostek nie zawsze były kontrasygnowane przez głównych księgowych tych jednostek, pomimo iż wywoływały skutki finansowe, f) Umowy cywilnoprawne zawierane z kontrahentami nie zawsze zawierały wszystkie istotne informacje, w szczególności w zakresie: zasad rozliczania pomiędzy stronami, okresów udzielonych gwarancji oraz terminów rozpoczęcia ich biegu, zabezpieczenia interesów stron. Zdarzały się przypadki, iż umowy nie były zgodne z formularzami umów opracowanymi na potrzeby postępowań o udzielenie zamówienia. Nie zawsze była właściwa reprezentacja ze strony zamawiającego, tj. jednostki kontrolowanej. g) Wydatki budżetowe dokonywane w jednostkach kontrolowanych nie zawsze były poddawane kontroli wstępnej lub kontrola na tym etapie nie była sprawowana należycie, h) Zdarzały się nieprawidłowości w zakresie sprawdzania i dekretowania dokumentów księgowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej, a także sprawozdawczości budżetowej. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości zostały opisane w protokołach kontroli oraz w wystąpieniach pokontrolnych skierowanych do kierowników jednostek kontrolowanych. Kontrolowani każdorazowo we wskazanym terminie odpowiadali na wystąpienia pokontrolne, w ten sposób, że przyjmowali uwagi kontroli i zobowiązywali się do usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości lub usuwali je w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych przez pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu, upoważnionego Najpoważniejsze były uchybienia, które naruszały przepisy: ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2013.885j.t.) wraz ze standardami ogłoszonymi Kontrole planowane przeprowadzone w 2013 roku w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego nie wykazały naruszeń dyscypliny finansów publicznych, w związku z tym nie przygotowano zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. Z kontroli doraźnej realizacji umowy, której przedmiotem było powierzenie prowadzenia Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie, zostało skierowane zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Natomiast w trakcie kontroli doraźnej realizacji umowy, której przedmiotem było prowadzenie Domu Pomocy Społecznej w Głownie, stwierdzono nieprawidłowości skatalogowane w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych nie został jednak zawiadomiony
w jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 5 do statutu (tekstu ujednoliconego) przyjętego Uchwałą Nr XVII/121/03 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia
28 listopada 2003 r. W 2013 roku na samodzielnym stanowisku inspektora ds. kontroli zatrudniona była jedna osoba.
w Zgierzu
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
w Zgierzu
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
w Ozorkowie
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
w Głownie
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli
i Kontroli
i Ochrony Środowiska Starostwa Powiatowego
w Zgierzu
i legalności, wydanych
w formie decyzji administracyjnej, pozwoleń
na budowę wraz z przydomowymi oczyszczalniami ścieków oraz przyjętych zgłoszeń budowy przydomowych oczyszczalni ścieków
w Gminie Stryków,
w latach
2010-2012.
w składzie pięciu osób,
w tym inspektor kontroli
i audytor wewnętrzny
w Biurze Audytu Wewnętrznego
i Kontroli
w realizacji umowy, w tym Fundacja Ekumeniczne Centrum Dialogu Religii i Kultur
w Aleksandrowie Łódzkim prowadząca Dom Pomocy Społecznej w Ozorkowie
w Ozorkowie dla 80 osób przewlekle somatycznie chorych”
i audytor wewnętrzny
w Biurze Audytu Wewnętrznego
i Kontroli
w realizacji umowy, w tym Fundacja „Swoboda”
w Głownie prowadząca Dom Pomocy Społecznej w Głownie
z zakresu pomocy społecznej, dotyczącego prowadzenia Domu Pomocy Społecznej
w Głownie dla 62 osób
w podeszłym wieku
i audytor wewnętrzny
w Biurze Audytu Wewnętrznego
i Kontroli
na ten fakt, kontrola została zdjęta z planu. Fundacja powinna przejąć Dom Pomocy Społecznej na podstawie zawartej umowy, a majątek po sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego. Kontrola instytucjonalna zaplanowana na początek drugiego kwartału 2013 roku nie spełniłaby swojej roli, ponieważ fundacja po przejęciu placówki i rozpoczęciu realizacji zadania sprawozdawała Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie w Zgierzu (sprawującemu nadzór merytoryczny) o sposobie gospodarowania majątkiem, dokonywania wydatków
i liczbie mieszkańców. Natomiast Dom Pomocy Społecznej w Rąbieniu jako jednostka organizacyjna Powiatu Zgierskiego przygotował sprawozdania finansowe i budżetowe, przekazane wydziałowi finansowemu Starostwa Powiatowego w Zgierzu. W związku z tym zarówno finanse jak i majątek ruchomy i nieruchomości zostały poddane sprawdzeniu przez inne służby działające z ramienia Starostwa Powiatowego.
do przeprowadzenia kontroli doraźnych w Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie i w Domu Pomocy Społecznej w Głownie. Każdą z wymienionych kontroli doraźnych zarządził Starosta Zgierski na wniosek odpowiednio Skarbnika Powiatu Zgierskiego (kontrola w Domu Pomocy społecznej w Ozorkowie) i Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Zgierzu (kontrola w Domu Pomocy Społecznej w Głownie). Kontrole ze względu na ciężar gatunkowy, mnogość podmiotów, wymagały poświęcenia czasu adekwatnego do rozpiętości obszaru i zagadnień poddanych kontroli.
17 stycznia 2013 r. przeprowadził kontrolę doraźną w Wydziale Budownictwa i Ochrony Środowiska w Starostwie Powiatowym w Zgierzu, której przedmiotem było sprawdzenie poprawności i legalności, wydanych w formie decyzji administracyjnej, pozwoleń na budowę wraz z przydomowymi oczyszczalniami ścieków oraz przyjętych zgłoszeń budowy przydomowych oczyszczalni ścieków w Gminie Stryków, w latach 2010-2012. Z kontroli doraźnej zostało przygotowane sprawozdanie wraz z tabelami i wykazami, potwierdzającymi i uzasadniającymi wnioski zawarte w sprawozdaniu, które zostało przekazane Staroście Zgierskiemu, Naczelnikowi Wydziału Budownictwa i Ochrony Środowiska, Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Zgierzu oraz znajduje się w Biurze Audytu Wewnętrznego
i Kontroli.
do 14000 euro, gospodarkę kasową oraz prawidłowość sporządzania, sprawdzania
i zatwierdzania dowodów księgowych, a także realizowanie obowiązków wynikających
z wprowadzenia przez ustawodawcę kontroli zarządczej, oraz stosowanie standardów kontroli zarządczej w działalności bieżącej podmiotów kontrolowanych, w tym między innymi: system zastępstw, delegowanie uprawnień, kontrola operacji gospodarczych, zabezpieczanie zasobów jednostek, zarządzanie systemami informatycznymi.
go z obowiązującymi uregulowaniami prawa powszechnego i przepisami wewnętrznymi oraz ustalenie i wskazanie odchyleń od powyższych norm. Ustalone w toku kontroli nieprawidłowości zostały przekazane kierownikom jednostek kontrolowanych oraz Staroście Zgierskiemu. Inspektor kontroli każdorazowo przygotowywał pisemne zalecenia pokontrolne, zawierające wykaz stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz polecenie podjęcia działań zmierzających do ich wyeliminowania w przyszłości.
w ustalony wcześniej sposób. Pracownicy nie podnosili swoich kwalifikacji, pomimo
iż jest to jednym z obowiązujących standardów kontroli zarządczej, między innymi poprzez samodoskonalenie, czytanie fachowej literatury i prasy, konsultacje z innymi osobami zatrudnionymi w jednostkach tego samego typu na analogicznych stanowiskach. Kierownicy jednostek kontrolowanych przyjmowali uwagi zarówno w trakcie kontroli, jak
i w wystąpieniach pokontrolnych. Potwierdzeniem tego są odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zapewniające wprowadzenie stosownych zmian w działalności placówek, w celu zapobiegnięcia nieprawidłowościom w przyszłych okresach.
i nieprawidłowości wymagających przygotowania zaleceń pokontrolnych. W toku kontroli stwierdzone uchybienia były bieżąco usuwane przez kierownictwo tej jednostki. Informacje pokontrolne w tym zakresie zostały przygotowane i przekazane zarówno dyrektorowi tej placówki, jak i Staroście Powiatu Zgierskiego.
w regulacjach wewnętrznych nie zamieszczano dat ich obowiązywania, kierownicy jednostek nie podpisywali stosowanych przepisów wewnętrznych itd. Ponadto ustalenia
w wewnętrznych normach prawnych były niespójne, nie dostosowane do faktycznych czynności wykonywanych w jednostkach, niejednolite, nie regulowały w sposób kompleksowy działalności jednostek. Zdarzały się przypadki, iż jednostki nie opracowały przepisów wewnętrznych regulujących zasady ich działania. W większości przypadków podstawą działalności były wówczas uregulowania wynikające z przepisów powszechnych.
w zakresie przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych i innych dokumentów, jak również przetwarzania, zabezpieczania i przechowywania ewidencji księgowych oraz innej dokumentacji.
i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia o wartości do 14000 euro
nie zawsze dołożyły należytej staranności przy wyborze wykonawcy.
a ponadto nie zawsze była właściwa reprezentacja ze strony jednostek organizacyjnych.
a ponadto nie dokumentowano podjętych czynności.
do przeprowadzania kontroli instytucjonalnej.
w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF.2009.15.84), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2013.330j.t.) i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907j.t.) wraz z przepisami wykonawczymi.
o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ponieważ uchybienie zostało usunięte niezwłocznie po zakończeniu kontroli.