Biuletyn Informacji Publicznej
Starostwo Powiatowe w Zgierzu

AW.1711.3.2014.AJ

SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU 

KONTROLI INSTYTUCJONALNEJ ZA 2013 ROK

Sprawozdanie uwzględnia rodzaj przeprowadzonych kontroli, przedmiot kontroli oraz wyniki kontroli, w szczególności stwierdzone nieprawidłowości.

Samodzielne stanowisko inspektora kontroli w Starostwie Powiatowym w Zgierzu działa na zasadach określonych w regulaminie organizacyjnym uchwalonym Uchwałą Nr VI/60/11 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia 25 lutego 2011 r. i procedur określonych w regulaminie kontroli zarządczej oraz w zasadach przeprowadzania kontroli instytucjonalnej w Starostwie Powiatowym w Zgierzu i w pozostałych jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego, wprowadzonych zarządzeniem nr 120.20.2011 Starosty Zgierskiego z dnia 14 marca 2011 r.

Samodzielne stanowisko inspektora kontroli wykonuje kontrolę instytucjonalną
w jednostkach organizacyjnych, wymienionych w załączniku nr 5 do statutu (tekstu ujednoliconego) przyjętego Uchwałą Nr XVII/121/03 Rady Powiatu Zgierskiego z dnia
28 listopada 2003 r. W 2013 roku na samodzielnym stanowisku inspektora ds. kontroli zatrudniona była jedna osoba.

Plan kontroli na 2013 rok obejmował kontrole problemowe w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego, wymienione w poniższym wykazie:

Dodatkowo na 2013 rok zostały zaplanowane dwie kontrole odpowiednio w Zespole Szkół Nr 1 im. Jakuba Stefana Cezaka w Zgierzu i Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych im. Jana Pawła II w Zgierzu, oraz kontrola w Domu Pomocy Społecznej w Rąbieniu, które z przyczyn niezależnych od inspektora kontroli nie zostały przeprowadzone. Wymienione powyżej jednostki oświatowe zostaną poddane kontroli instytucjonalnej w 2014 roku, gdyż zostały uwzględnione w pierwszych pozycjach w Zarządzeniu Starosty Zgierskiego zatwierdzającego plan kontroli instytucjonalnej na 2014 rok. Przyczyny odstąpienia od kontroli w powyższych placówkach oświatowych i pomocy społecznej zostały podane poniżej.

Dom Pomocy Społecznej w Rąbieniu od dnia 01 stycznia 2014 r. zaczęła prowadzić fundacja, zgodnie z umową o powierzenie zadania z zakresu pomocy społecznej. Z uwagi
na ten fakt, kontrola została zdjęta z planu. Fundacja powinna przejąć Dom Pomocy Społecznej na podstawie zawartej umowy, a majątek po sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego. Kontrola instytucjonalna zaplanowana na początek drugiego kwartału 2013 roku nie spełniłaby swojej roli, ponieważ fundacja po przejęciu placówki i rozpoczęciu realizacji zadania sprawozdawała Powiatowemu Centrum Pomocy Rodzinie w Zgierzu (sprawującemu nadzór merytoryczny) o sposobie gospodarowania majątkiem, dokonywania wydatków
i liczbie mieszkańców. Natomiast Dom Pomocy Społecznej w Rąbieniu jako jednostka organizacyjna Powiatu Zgierskiego przygotował sprawozdania finansowe i budżetowe, przekazane wydziałowi finansowemu Starostwa Powiatowego w Zgierzu. W związku z tym zarówno finanse jak i majątek ruchomy i nieruchomości zostały poddane sprawdzeniu przez inne służby działające z ramienia Starostwa Powiatowego.   

Odstąpienie od kontroli planowanych w dwóch placówkach oświatowych było spowodowane przekierowaniem inspektora kontroli, ale także audytora wewnętrznego
do przeprowadzenia kontroli doraźnych w Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie i w Domu Pomocy Społecznej w Głownie. Każdą z wymienionych kontroli doraźnych zarządził Starosta Zgierski na wniosek odpowiednio Skarbnika Powiatu Zgierskiego (kontrola w Domu Pomocy społecznej w Ozorkowie) i Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Zgierzu (kontrola w Domu Pomocy Społecznej w Głownie). Kontrole ze względu na ciężar gatunkowy, mnogość podmiotów, wymagały poświęcenia czasu adekwatnego do rozpiętości obszaru i zagadnień poddanych kontroli.

Kontrolę realizacji zadania z zakresu pomocy społecznej polegającą na prowadzeniu Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie przeprowadzono w okresie od dnia 15 lipca 2013 r. do dnia 30 września 2013 r., a kontrolę doraźną w tym samym zakresie w Domu Pomocy Społecznej w Głownie przeprowadzono w okresie od dnia 16 grudnia 2013 r. do dnia 07 lutego 2014 r.

W miesiącach styczeń, luty 2013 roku inspektor kontroli, jako członek pięcioosobowego zespołu kontrolnego powołanego w trybie Zarządzenia Starosty Zgierskiego z dnia
17 stycznia 2013 r. przeprowadził kontrolę doraźną w Wydziale Budownictwa i Ochrony Środowiska w Starostwie Powiatowym w Zgierzu, której przedmiotem było sprawdzenie poprawności i legalności, wydanych w formie decyzji administracyjnej, pozwoleń na budowę wraz z przydomowymi oczyszczalniami ścieków oraz przyjętych zgłoszeń budowy przydomowych oczyszczalni ścieków w Gminie Stryków, w latach 2010-2012. Z kontroli doraźnej zostało przygotowane sprawozdanie wraz z tabelami i wykazami, potwierdzającymi i uzasadniającymi wnioski zawarte w sprawozdaniu, które zostało przekazane Staroście Zgierskiemu, Naczelnikowi Wydziału Budownictwa i Ochrony Środowiska, Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Zgierzu oraz znajduje się w Biurze Audytu Wewnętrznego
i Kontroli.

Kontrole planowane obejmowały swym zakresem szeroko rozumianą gospodarkę finansową w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego w 2012 roku. Kontroli poddano prawidłowość procedur wewnętrznych obowiązujących w jednostkach, zgodność sprawozdań budżetowych z ewidencją księgową, udzielanie zamówień o wartości
do 14000 euro, gospodarkę kasową oraz prawidłowość sporządzania, sprawdzania
i zatwierdzania dowodów księgowych, a także realizowanie obowiązków wynikających
z wprowadzenia przez ustawodawcę kontroli zarządczej, oraz stosowanie standardów kontroli zarządczej w działalności bieżącej podmiotów kontrolowanych, w tym między innymi: system zastępstw, delegowanie uprawnień, kontrola operacji gospodarczych, zabezpieczanie zasobów jednostek, zarządzanie systemami informatycznymi.

Istotą czynności kontrolnych było szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie
go z obowiązującymi uregulowaniami prawa powszechnego i przepisami wewnętrznymi oraz ustalenie i wskazanie odchyleń od powyższych norm. Ustalone w toku kontroli nieprawidłowości zostały przekazane kierownikom jednostek kontrolowanych oraz Staroście Zgierskiemu. Inspektor kontroli każdorazowo przygotowywał pisemne zalecenia pokontrolne, zawierające wykaz stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz polecenie podjęcia działań zmierzających do ich wyeliminowania w przyszłości.

Na podstawie ustaleń zawartych w protokołach kontroli skierowano do kierowników jednostek kontrolowanych wystąpienia pokontrolne wraz z zaleceniami wyeliminowania powstałych nieprawidłowości.

Nieprawidłowości stwierdzone w toku przeprowadzonych planowanych kontroli problemowych wynikały w większości przypadków z braku opracowania procedur regulujących zasady postępowania w jednostkach, braku stosowania obowiązujących procedur lub niedostosowania obowiązujących procedur do stanu faktycznego. Ponadto nieprawidłowości spowodowane były brakiem reakcji na zmiany przepisów prawa powszechnego, zasad postępowania i wykonywaniem powierzonych obowiązków
w ustalony wcześniej sposób. Pracownicy nie podnosili swoich kwalifikacji, pomimo
iż jest to jednym z obowiązujących standardów kontroli zarządczej, między innymi poprzez samodoskonalenie, czytanie fachowej literatury i prasy, konsultacje z innymi osobami zatrudnionymi w jednostkach tego samego typu na analogicznych stanowiskach. Kierownicy jednostek kontrolowanych przyjmowali uwagi zarówno w trakcie kontroli, jak
i w wystąpieniach pokontrolnych. Potwierdzeniem tego są odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zapewniające wprowadzenie stosownych zmian w działalności placówek, w celu zapobiegnięcia nieprawidłowościom w przyszłych okresach.

W 2013 roku w jednej jednostce poddanej kontroli nie stwierdzono uchybień
i nieprawidłowości wymagających przygotowania zaleceń pokontrolnych. W toku kontroli stwierdzone uchybienia były bieżąco usuwane przez kierownictwo tej jednostki. Informacje pokontrolne w tym zakresie zostały przygotowane i przekazane zarówno dyrektorowi tej placówki, jak i Staroście Powiatu Zgierskiego.

Z przeprowadzonych kontroli, kontrolujący sporządzał protokoły, których integralną część stanowiły załączniki w postaci:

-    potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów potwierdzających powstałe uchybienia, ale także zasady funkcjonowania jednostek kontrolowanych nie stanowiące nieprawidłowości,

-    zestawień i wykazów sporządzanych przez kontrolującego i pracowników jednostek kontrolowanych,

-    pisemnych wyjaśnień składanych przez kierownictwo oraz pracowników jednostek kontrolowanych.

Protokoły oraz załączniki i ewentualnie inne dokumenty wygenerowane w trakcie prowadzenia kontroli sporządzane były w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostawiano w jednostce kontrolowanej, a drugi znajduje się w Biurze Audytu Wewnętrznego i Kontroli Starostwa Powiatowego w Zgierzu. 

Wskutek przeprowadzonych kontroli stwierdzono, iż:

a)    Przepisy wewnętrzne obowiązujące w jednostkach poddanych kontroli dotknięte były brakami formalnymi i merytorycznymi. Procedury wewnętrzne nie były wprowadzane do stosowania w trybie zarządzeń kierowników jednostek, nie powoływano aktów prawa powszechnego stanowiących podstawę opracowania przepisów wewnętrznych albo powoływano nieaktualne lub niewłaściwe przepisy prawa powszechnego,
w regulacjach wewnętrznych nie zamieszczano dat ich obowiązywania, kierownicy jednostek nie podpisywali stosowanych przepisów wewnętrznych itd. Ponadto ustalenia
w wewnętrznych normach prawnych były niespójne, nie dostosowane do faktycznych czynności wykonywanych w jednostkach, niejednolite, nie regulowały w sposób kompleksowy działalności jednostek. Zdarzały się przypadki, iż jednostki nie opracowały przepisów wewnętrznych regulujących zasady ich działania. W większości przypadków podstawą działalności były wówczas uregulowania wynikające z przepisów powszechnych.                     

b)  Nie opracowano adekwatnych do potrzeb jednostek procedur zarządzania systemami informatycznymi i bezpieczeństwa danych, co skutkowało nieprawidłowościami
w zakresie przechowywania i archiwizowania dowodów księgowych i innych dokumentów, jak również przetwarzania, zabezpieczania i przechowywania ewidencji księgowych oraz innej dokumentacji.

c)  Stwierdzono naruszenia przy dokonywaniu wydatków o wartości do 14000 euro. Naruszenia dotyczyły głównie braku przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia oraz kontroli na etapie wstępnym. Ponadto nie udokumentowano, iż została wybrana najkorzystniejsza oferta cenowa. Osoby odpowiedzialne za przygotowywanie
i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówienia o wartości do 14000 euro
nie zawsze dołożyły należytej staranności przy wyborze wykonawcy.

d) Sporadycznie zobowiązania regulowano z naruszeniem terminów wynikających z umów zawartych z kontrahentami lub wskazanych w wystawionych przez kontrahentów fakturach i rachunkach, ale nie stwierdzono przypadków naliczania przez kontrahentów odsetek za zwłokę.

e)  Umowy zawierane przez kierowników jednostek nie zawsze były kontrasygnowane przez głównych księgowych tych jednostek, pomimo iż wywoływały skutki finansowe,
a ponadto nie zawsze była właściwa reprezentacja ze strony jednostek organizacyjnych.

f)  Umowy cywilnoprawne zawierane z kontrahentami nie zawsze zawierały wszystkie istotne informacje, w szczególności w zakresie: zasad rozliczania pomiędzy stronami, okresów udzielonych gwarancji oraz terminów rozpoczęcia ich biegu, zabezpieczenia interesów stron. Zdarzały się przypadki, iż umowy nie były zgodne z formularzami umów opracowanymi na potrzeby postępowań o udzielenie zamówienia. Nie zawsze była właściwa reprezentacja ze strony zamawiającego, tj. jednostki kontrolowanej.

g)  Wydatki budżetowe dokonywane w jednostkach kontrolowanych nie zawsze były poddawane kontroli wstępnej lub kontrola na tym etapie nie była sprawowana należycie,
a ponadto nie dokumentowano podjętych czynności.

h)  Zdarzały się nieprawidłowości w zakresie sprawdzania i dekretowania dokumentów księgowych oraz prowadzenia ewidencji księgowej, a także sprawozdawczości budżetowej.

Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości zostały opisane w protokołach kontroli oraz w wystąpieniach pokontrolnych skierowanych do kierowników jednostek kontrolowanych. Kontrolowani każdorazowo we wskazanym terminie odpowiadali na wystąpienia pokontrolne, w ten sposób, że przyjmowali uwagi kontroli i zobowiązywali się do usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości lub usuwali je w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych przez pracownika Starostwa Powiatowego w Zgierzu, upoważnionego
do przeprowadzania kontroli instytucjonalnej.

Najpoważniejsze były uchybienia, które naruszały przepisy: ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U.2013.885j.t.) wraz ze standardami ogłoszonymi
w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz.MF.2009.15.84), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U.2013.330j.t.) i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907j.t.) wraz z przepisami wykonawczymi.

Kontrole planowane przeprowadzone w 2013 roku w jednostkach organizacyjnych Powiatu Zgierskiego nie wykazały naruszeń dyscypliny finansów publicznych, w związku z tym nie przygotowano zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. 

Z kontroli doraźnej realizacji umowy, której przedmiotem było powierzenie prowadzenia Domu Pomocy Społecznej w Ozorkowie, zostało skierowane zawiadomienie do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Natomiast w trakcie kontroli doraźnej realizacji umowy, której przedmiotem było prowadzenie Domu Pomocy Społecznej w Głownie, stwierdzono nieprawidłowości skatalogowane w ustawie o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Rzecznik Dyscypliny Finansów Publicznych nie został jednak zawiadomiony
 o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ponieważ uchybienie zostało usunięte niezwłocznie po zakończeniu kontroli.